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회사에 출근해 가장 먼저 실행시키는 프로그램이 마이크로소프트 오피스 아웃룩입니다.

대부분의 회사에서는 e-mail을 이용하여 업무를 진행하는 경우가 많기 때문에 이메일을 통합 관리할 수 있는 아웃룩을 사용하고 있을 것입니다.

아웃룩을 실행시켜 exchange server 에 로그인한 후 회사 내부 메일을 이용하고, 또한 POP3/SMTP 로 여러 메일링 서비스를 이용하게 됩니다.

이제 본격적으로 회사 업무를 수행함에 있어 기본이 되는 엑셀 통합문서를 열어 편집을 하고, 프리젠테이션을 하기 위해 파워포인트를 이쁘게 만들 것입니다.

워드를 이용해 보고자료나 공문을 만들어 상사에게 보고하고 공문을 발송하게 됩니다.

이러한 일련의 작업 중 거의 모든 입력이나 수정을 마우스를 이용하여 진행하는 경우가 많을텐데요, MS 오피스 2003, 2007 이후에 많이 사라져버린 단축코드의 활용도를 간과하고 있을 지 모릅니다.

Alt나 Ctrl키를 이용하거나, 단축키 기능을 수행하는 경우가 많이 사라졌다는 이야기입니다.

아주 예전 아래아 한글97을 이용하여 자료를 만들 경우 수많은 단축키를 이용하여 문서를 빠르게 만들었던 기억이 떠오르네요...

오늘은 마우스를 이용하지 않고 빠른 실행명령과 메뉴에 포함된 기능을 이용하는 방법을 알려드리도록 하겠습니다.

수많은 모든 기능을 단축키를 이용하여 수행할 수는 없겠지만(외우고 습관이 되는 시점은 장담 못함;;), MS 오피스 제품의 경우 메뉴나 빠른 단축 아이콘의 명령을 선택 및 실행할 수 있는 방법이 있다는 것을 잘 알지 못할 것입니다.

우선 아래 화면을 확인해 주시기 바랍니다.

MS오피스MS오피스 단축키 보기 기능

대표적인 MS 오피스 제품 중 엑셀을 실행시킨 화면인데요, 파일/홈/합입/페이지레이아웃/수식/데이터/검토/보기 등의 기본 메뉴는 물론 상단 빠른 실행 아이콘에 단축키가 표시되어 있을 것입니다.

이것은 그냥 Alt 키만 눌러 메뉴를 호출한 것이 아니라, Shift + Alt 키를 이용하여 빠른 실행아이콘 및 메뉴의 단축 코드를 가시적/시각적인 단축키로 나타내 주었습니다.

여기서 데이터 항목을 이용하기 위하여 'A' 키를 입력해 보았습니다.

아래 화면과 같이 세부 명령 항목에 단축코드가 다시 나타나게 되며, 하나의 키 또는 두개의 키를 순서대로 눌러줌으로써 그 기능을 수행할 수 있겠습니다.

단축키MS오피스 단축기 포기 기능

정렬, 필터, 고급 필터, 텍스트 나누기, 데이터 유효성 검사, 그룹, 부분합 등 데이터 항목에서 자주 사용하는 명령을 단축키를 이용하여 간단하게 수행할 수 있겠습니다.

이것을 이용해 무엇을 할 수 있겠냐고 반박하시는 분이 계시겠지만 단축코드를 이용한 문서 편집은 업무 수행 능력을 2배 이상 향상시킬 수 있다는 것을 아셔야 합니다.

예를 하나 보여드리도록 하겠습니다.

아래 화면과 같은 숫자들이 있을 때 오름차순으로 정렬하고자 합니다.

엑셀기본 데이터

Shift + Alt 키를 눌러 데이터 항목의 A를 선택한 후 내림차순 단축코드인 SA를 입력하게 되면 아래와 같이 마우스를 이용하지 않고도 빠르게 내림차순으로 정렬할 수 있게 되겠습니다.

정렬단축키를 활용한 정렬

A열을 선택 -> Shift+Alt -> A -> SA 순으로 키보드만을 이용하여 정렬시킬 수 있겠습니다.

이 Shift + Alt 키의 메뉴 선택 기능은 엑셀에서만 해당되는 것이 아니라 마이크로소프트 오피스 모든 제품군에서 활용할 수 있도록 제작되었습니다.

아래 2개의 화면은 MS워드, MS파워포인트에서 Shift+Alt 키를 눌러 메뉴를 호출한 화면이 되겠습니다.

MS워드MS워드 편집 환경

MS파워포인트MS파워포인트 편집 환경

GUI 위주의 가시적인 편리한 편집환경이 주를 이루게 되면서 점점 사라져가는 단축키를 잠시 알려드리고자 포스팅 해보았습니다.

예전에는 무조건적으로 외워야 했던 단축키 기능이지만 Shift+Alt 펑션을 이용하여 단축키를 눈으로 확인할 수 있으니, 점진적으로 단축키 활용도를 높여 빠른 편집 환경을 만끽해 보시기 바랍니다.

참고사항 : Shift+Alt 키 누를 때 Shift 키를 누른 채 Alt키를 눌러야 할 것입니다.

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방문 감사합니다 (__)


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