MS 아웃룩, 규칙을 만들어 보자

회사나 개인, 법인이나 단체 등 어디를 막론하고 e-mail의 사용은 이제는 생활이 되었으며, 여러가지 업무를 진행할 경우에도 없어서는 안될 아주 중요한 소통수단이 되어 버렸습니다.

간단하게 전화 한통을 할 수 있겠지만, 여러 문서들과 자료를 첨부하고 글로 내용을 전달하며 심지어 세금계산서 또한 e-mail로 처리되고 있습니다.

지금 당장 e-mail 이 없어진다면 여러 메신저들과 전화는 폭주를 감당해 내지 못하겠죠?^^;

거두절미하고, 오늘은 이러한 e-mail 을 관리하는 대표적인 프로그램인 MS OFFICE OUTLOOK 의 규칙에 대하여 잠시 설명해 드리고자 합니다.

마이크로소프트 아웃룩은 Exchange Server를 비롯하여 외부 POP3, SMTP 메일 서버를 연동하여 한번에 여러, 수십개의 메일 계정을 관리할 수 있게 만든 편리한 메일링 서비스입니다.

그 중 MS 아웃룩에서 독자적으로 제공하고 있는 것이 바로 "규칙" 서비스인데요, 누구에게서 메일이 도착할 경우 특정 폴더로 이동시킬 경우에 아주 유용하게 사용되어 집니다.

간단히 예를 들어보겠습니다.

(여기서는 MS OFFICE 2010 으로 설명)

아래 받은편지함 메일폴더에는 도로교통공단으로부터 받은 메일이 한통 있습니다.

아웃룩 받은편지함

이 메일을 규칙을 적용하여 특정 폴더로 자동으로 분류/이동되도록 규칙을 만들어 보겠습니다.

우선 메일항목에서 마우스 우클릭을 통하여 팝업 메뉴를 띄웁니다.

아웃룩 규칙 만들기

여기서 "규칙 -> 규칙만들기" 항목을 클릭하여 규칙을 만들 수 있는 팝업창을 호출합니다.

아래 그림을 보시면 되겠으며, 규칙 중 "도로교통공단이(가) 보낸 경우" 항목을 클릭하여 특정 사람이 메일을 보냈을 경우, "항목을 이동할 폴더" 를 선택하여 이동시킬 폴더를 지정해 줍니다.

아웃룩 규칙

폴더 선택 후 확인, 확인을 눌러 규칙만들기를 종료합니다.

아웃룩 규칙 폴더

새로운 규칙이 만들어지게 되면, 아웃룩은 자동으로 이 폴더에 대하여 규칙을 실행할 것인지를 물어보게 되며, 규칙을 바로 실행하게 되면 현재까지 받은 메일함에 있던 메일 중 규칙에 해당하는 메일을 자동으로 분류해 주게 됩니다.

물론 다음번에 도착한 메일은 묻지 않고 자동으로 해당 폴더로 바로 이동시키게 되겠죠.

이러한 규칙은 여러가지를 만들어 어떠한 담당자가 보낸 메일은 어떠한 메일 폴더로 각각 보낼 수 있는 아주 편리한 기능이 되겠습니다.

이 규칙을 다시 확인하거나 수정하고자 할 때에는 아래 화면과 같이 "파일 -> 정보 -> 규칙 및 알림" 항목에서 모든 규칙을 재확인 또는 수정할 수 있겠습니다.

아웃룩 규칙 및 알림

오늘 만든 "도로교통공단" 규칙에 대한 상세 내용도 확인할 수 있겠습니다.

규칙 및 알림 확인, 만들기 및 수정

하루에 수백통의 업무적, 개인적 메일을 주고받는 본인은 이러한 규칙을 적용하여 알아보기 쉽고, 손쉽게 메일을 폴더로 구분지어 주는 규칙을 애용하고 있답니다.

하지만 한가지 주의하실 점이 있는데요, 이 규칙이 수십개에 달할 경우 자동으로 분류된 메일을 확인하는데 있어 읽지 못하고 누락되어 빠뜨릴 수가 있으니, 반드시 규칙에 적용된 폴더는 자주 확인하는 습관을 들이셔야 합니다.

중요한 메일이 자동으로 분류되어 어떠한 폴더로 이동되었는데, 받은메일함만 계속 확인하다보면 그 메일이 도착했는지조차 확인할 수 없는 경우가 있다는 것입니다.

이점만 유의하시면 한층 더 업그레이드된 편리한 메일링 서비스를 이용할 수 있겠죠?^^

-----

방문 감사합니다 (__)