엑셀, 드롭다운 메뉴 생성 및 수정 방법

엑셀의 활용도는 정말 무궁무진한 듯 합니다.

회사에서 대용량 자료를 만들고 여러가지 수식을 더해 자동으로 계산되게끔 할 수 있으며, 가계부나 회계 프로그램을 대신해 활용할 수도 있습니다.

개인적으로 대용량 DB 자료를 하나의 간단한 연결된 표로 만들 수 있는 피벗테이블이 가장 강력한 기능이라 생각하는데요, 오늘은 그러한 여러가지 기능 중 드롭다운 메뉴를 생성하고 수정, 추가, 삭제하는 방법에 대해 간단히 알아보도록 하겠습니다.

드롭다운 메뉴는 간단한 조작으로 손쉽게 만들 수 있으니 아래의 절차를 따라와 주시기 바랍니다.

우선 빈 엑셀통합문서에서 드롭다운 메뉴의 항목으로 들어갈 내용을 아래와 같이 적어줍니다.

엑셀 드롭다운 참조 항목 기입

드롭다운 메뉴의 목록에 위치될 참조 내용을 적어 놓은 것입니다.

추가적으로 더 넣을 내용이 있다면 추가해 줍니다.

여기서 상단 메뉴 중 데이터 -> 데이터 유효성 검사 -> 데이터 유효성 검사 메뉴로 이동합니다.

데이터 유효성 검사 실행

바로 여기서 드롭다운에 관련된 항목을 생성하고 수정하게 되는데요, 최초 실행 시 아래와 같은 팝업창을 만나게 될 것입니다.

유효성 조건 변경

여기서 유효성 검사 항목의 조건이 디폴트 기본 값으로 "모든 값" 으로 지정되어 있는데요, 우리가 오늘 해야할 목적인 "목록" 으로 변경해 줍니다.

아래 화면을 참고하시기 바랍니다.

드롭다운 메뉴를 사용하기 위해 목록으로 변경

조건을 목록으로 변경하게 되면 추가적인 항목이 표시되는데요, 바로 목록에 들어갈 내용을 참조할 수 있는 "원본" 선택 및 추가 항목이 되겠습니다.

원본 항목 참조 설정

바로 여기서 참조될 내용의 범위를 지정할 수 있는데요, 우측의 아이콘을 눌러 항목에 대한 범위를 지정해 주면 되겠습니다.

참조 항목 드래그로 선택

엑셀 본문 셀 범위를 드래그하여 범위를 지정한 후 엔터키로 완료합니다.

자동으로 절대값 범위로 지정되며, 아래와 같이 직접 입력해도 무방하겠습니다.

참조 대상 범위 지정

이렇게 원본 데이터 범위를 지정한 후 데이터 유효성 검사 창으로 다시 돌아옵니다.

참조 범위 지정 완료

이렇게만 해주면 목록에서 참조된 항목을 드롭다운 메뉴로 표시해주게 됩니다.

드롭다운 메뉴 생성 완료

아주 간단하죠?^^

드롭다운 목록 생성 화면

추가적으로 입력 오류 시 메시지 표시, 설명 메시지 표시 등에 대해 잠시 설명해 드리도록 하겠습니다.

드롭다운 메뉴에서는 기본적으로 항목으로 참조된 내용만 선택할 수 있는데요, 혹시 다른 값을 잘못 기입하였을 경우에는 아래와 같은 오류 메시지를 출력해 줍니다.

항목 외에 값 입력 시 오류

이 오류 메시지는 사용자가 입력한 내용대로 출력할 수 있게도 할 수 있는데요, 아래 화면을 참고하시기 바랍니다.

오류 메시지 설정 화면

오류 메시지 설정 화면에서 유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류 메시지를 표시하는 선택 항목을 체크한 후 유효하지 않은 데이터를 입력하면 나타낼 오류 메시지를 입력할 수 있겠습니다.

제목에는 잘못된 입력이라고 입력하고, 오류 메시지에는 편집하는 사람에게 알려주는 메시지를 기입하여 보았습니다.

편집하고 있는 사용자로 하여금 보다 손쉽게 설명하여 이해시킬 수 있겠죠?

이렇게 한 후 잘못된 유효하지 않은 값을 입력하였을 경우 아래와 같이 미리 입력된 텍스트로 표시해 주게 되겠습니다.

오류 메시지 설정 확인

또한 드롭다운 메뉴의 셀을 선택할 경우 사용자에게 알림 메시지를 표시할 수 있는 기능도 있는데요, 아래 화면을 참고하시기 바랍니다.

셀을 선택하면 설명 메시지 표시 항목을 체크한 후 제목과 설명 메시지를 입력해 보았습니다.

설명 메시지 설정 화면

편집하고 있는 사용자로 하여금 안내를 통하여 보다 더 자세히 설명할 수 있겠습니다.

설명 메시지 확인

위와 같이 설명 메시지에 대한 표시를 확인할 수 있겠습니다.

하나의 기능이지만 여러가지 옵션을 더하여 깔끔한 안내문구까지 가미되어 다른 사용자로 하여금 손쉬운 편집이 가능하도록 설계되었습니다.

정말 MS 오피스 제품 중 최고인 듯 합니다.

마지막으로 한가지 더 알려드리고 싶은 내용이 있는데요,

원본 선택 화면에서 굳이 참조 항목을 선택하지 않고도 목록에 표시될 내용을 지정할 수 있는데요, 아래 화면과 같이 데이터 유효성 검사 화면에서 "원본" 항목에서 쉽표로 구분하여 목록에 표시될 내용을 기입하여 주면 되겠습니다.

아래 화면을 참고하시기 바랍니다.

참조 지정 외에 항목 직접 입력 화면 (쉼표로 구분)

참조된 항목을 찾으려고 한참 헤매였던 아픈 기억이 떠오릅니다... ^^;;

드롭다운 메뉴 기능에 대해 간단히 설명해 드렸으며 이 글을 보시는 분들에게 많은 도움이 되었으면 합니다.

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방문 감사합니다 (__)