오피스 아웃룩 제품은 회사 업무 수행에 있어 없어서는 안될 필수 프로그램으로 구성되어져 있습니다.

워드로 문서를 작성하고, 엑셀로 여러 복잡한 데이터를 처리하며, 파워포인트로 프리젠테이션을 수행합니다.

아웃룩 프로그램을 이용하여 익스체인지 서버를 등록하고 SMTP와 POP3를 이용하여 메일을 주고받고 있습니다.

MS OFFICE OUTLOOK 프로그램은 기본적으로 컴퓨터에 개인폴더인 PST 파일을 등록하여 여러 메일링 서비스에서 수신된 메일을 보관하는 형식으로 처리되고 있습니다.

중요한 메일과 자료를 보관하고 있으며 업무용 데이터 보관 장소로 많이들 이용하고 계실 것입니다.

하지만 이 메일폴더(데이터파일)의 용량이 부족하여 더이상 메일을 수신할 수 없거나, 아웃룩 프로그램 자체가 실행되지 않는 증상이 발생할 수 있습니다.

이러한 경우가 발생하는 원인은 아래와 같이 각 버전별로 개인폴더인 데이터파일 보관용량이 한정되어져 있기 때문인데요, 아래 표를 참고하시기 바랍니다.

아웃룩 버전

데이터파일 용량 제한

OUTLOOK 2003, EXPRESS

2G

OUTLOOK 2007

20G

OUTLOOK 2010

50G

현재 많이 사용하고 있는 아웃룩 2010 버전은 최대 50G의 용량을 보관할 수 있으므로, 메일 송수신이 많은 경우에도 3~4년 이상 무리없이 사용할 수 있을 것입니다.

하지만 오피스 2010 으로 업그레이드 하지 않은 2007 사용자의 경우 메일폴더를 분할하고 새로 만들지 않고 사용하다가 어느날 갑자기 아웃룩의 실행이 거북이보다 느려지거나, 메일 수신이 되지 않는 증상이 발생하는 경우가 있겠습니다.

아웃룩 사용의 기본은 대용량 메일폴더를 생성하지 않기 위해 자주 데이터파일을 새로 생성하여 나눠줘야 하는데요, 이러한 작업을 간과한 결과 위와 같은 문제가 발생한 것입니다.

내 하드디스크 용량이 1TB 인데 뭐가 문제냐 하는 분이 계실텐데요, 메일이 보관된 데이터파일을 안전하게 보관할 수 있도록, 컴퓨터가 안정적이고 빠르게 처리할 수 있는 파일용량 이내로 제한해 놓은 것이므로 그에 따라주시는 것이 좋겠습니다.



메일폴더 용량이 과하지 않도록 모니터링 하셔야 하며, 아래 화면과 같이 전자메일계정 화면의 데이터파일 탭에서 새로운 데이터파일을 추가한 후 메일 수신 폴더를 변경하여 사용하시면 되겠습니다.

(제어판 - 메일 항목에서도 추가/변경 가능함)

아웃룩아웃룩 계정 설정 - 데이터 파일

본인은 보통 2G 이하의 데이터파일을 유지하고 있으며, 아웃룩과 컴퓨터에서 무리가 되지 않는 선에서 빠르게 사용하고 있습니다.

이런 작업을 무시한 채 사용하셨던 분들은 아웃룩 프로그램을 실행시키고 메일 송수신을 가능토록 하기 위해 아래 과정을 진행하시기 바랍니다.

아웃룩 각 버전에서 제한된 용량을 초과한 경우 제어판 - 메일 항목으로 진입하여 데이터파일을 압축하여 용량을 줄인 후 새로운 데이터파일을 생성하고 아웃룩을 실행하시기 바랍니다.

본인이 최근 만든 데이터파일(PST)로 현재 약 627M 의 용량을 차지하고 있습니다.

아웃룩압축 전 데이터파일 용량

아웃룩 프로그램에서 용량이 큰 순으로 메일을 삭제해 보셔도 데이터파일의 용량은 그에 상응할 만큼 줄어들지 않으니, 괜한 삽질(?)은 하지 마시기 바랍니다.

이 파일을 압축하기 위해서는 아래 화면과 같이 제어판 - 메일 항목 또는 아웃룩 - 전자메일계정 으로 이동한 후 데이터 파일 탭에서 압축을 진행하게 됩니다.

기본으로 설정된 메일폴더를 클릭한 후 설정 버튼을 누릅니다.

아웃룩아웃룩 데이터파일 - 폴더 선택 후 설정

설정 화면에서는 데이터파일 이름 변경, 암호 변경 등을 제공하고 있으며 아래 화살표와 같이 지금 압축 기능을 이용하여 크게 늘어난 메일 데이터파일의 용량을 대폭 감소시킬 수 있겠습니다.

아웃룩아웃룩 데이터파일 압축 시작

 아웃룩아웃룩 메일 폴더 압축 중

압축 과정은 데이터파일 용량에 따라 차이가 많이 나는데요, 본인은 1G 되지 않는 상황에서 약 8초 정도의 시간이 소요되었습니다.

20G가 넘는 경우, 컴퓨터의 성능에 따라 약 10분 이상이 소요될 수도 있으니 컴퓨터를 사용하지 않는 유휴 시간에 진행하시기 바랍니다.

압축이 완료된 후 약 599M로 줄어든 데이터파일 용량을 확인할 수 있겠습니다.

아웃룩압축 후 데이터 파일 용량

큰 비율로 압축되지 않았지만, 데이터 용량이 클 수록, 압축 가능한 첨부파일이나 메일 텍스트 분량이 많을 수록 더욱 높은 압축률을 보일 것입니다.

압축 완료 후 새롭게 데이터파일을 생성하고 메일 수신 폴더를 변경한 후 아웃룩을 실행합니다.

(새로운 데이터파일 생성 후 기본값으로 설정 을 적용하여 메일 수신 위치를 반드시 변경할 것)

이러한 방법은 데이터 용량 한도가 초과될 경우, 아웃룩 프로그램이 느려지거나 버벅댈 때, 메일 수신이 되지 않고 메일폴더 용량 경고 메시지가 나타날 때 사용하시기 바랍니다.

인덱싱된 메일 검색 속도에 악영향을 끼칠 수 있기 때문입니다.

물론 압축된 후 모든 메일 서비스가 가능하여, 메일 내용 또한 동일하게 볼 수 있겠습니다.

뭐니뭐니 해도 위에서 설명해드린 바와 같이 데이터파일 용량이 눈덩이처럼 불어날 때까지 기다리지 마시고, 일정 용량에 도달한다면 데이터파일을 새롭게 생성하여 사용하심을 추천해 드립니다.

 

MS에서 제공하는 메뉴얼 도움말 페이지 링크입니다.

https://support.microsoft.com/ko-kr/kb/932086/ko

참고하시면 더 자세한 내용을 보실 수 있겠습니다.

 

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방문 감사합니다 (__)


  1. Favicon of https://sowhatyui.tistory.com BlogIcon sowhatyui 2014.01.06 16:11 신고

    용량 관리하기 좋은 방법이네요 :^) 오피스 자주 사용하시는 분들께 많은 도움될거같아요~ 잘봤습니다

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.01.07 09:48 신고

      압축하는 방법 외에 개인폴더파일 하나를 추가로 만든 후 일부 메일들을 옮기는 방법 또한 괜찮은 해결책으로 보입니다. 메일을 삭제하는 것으로는 용량을 대폭 줄이긴 힘들지만, 메일을 이동하는 것은 용량을 대폭 줄이는 방법으로 생각됩니다~

  2. Favicon of https://hansik07.tistory.com BlogIcon Hansik's Drink 2014.01.07 14:59 신고

    잘 알아 간답니다 ~ ^^
    의미있는 하루를 보내세요~

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.01.07 15:31 신고

      Q님~ 좋은 하루 보내시고 마무리 잘하세요~~~

  3. Favicon of http://stockm.tistory.com BlogIcon S매니저 2014.01.07 15:43 신고

    유익한 정보 너무 잘 얻어가는군요~
    행복한 하루 되시길 바래요~

  4. Favicon of http://aduyt.tistory.com BlogIcon 어듀이트 2014.01.07 16:13 신고

    덕분에 좋은 정보 잘 얻어갑니다~
    오늘도 행복하세요`

  5. 2014.02.21 11:41

    비밀댓글입니다

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.02.21 12:05 신고

      메일 서버 보관 용량이 200M라도 개인 아웃룩 폴더로 다운로드 받으시면 메일서버 용량을 다시 사용할 수 있는데...
      분실 또는 삭제의 위험때문에 온라인에 있는 메일서버에 보관해야만 한다면 용량 증설은 반드시 필요한 것입니다.
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      개인폴더 압축 시 용량이 큰 파일을 다루기때문에 하드디스크와 메모리 점유가 높아집니다. 다른 작업을 하거나, 압축창을 클릭할 경우 cpu나 메모리 응답없음이 나타날 수도 있습니다. HDD 하드디스크가 계속 동작할 경우 그러한 증상이 있습니다.
      개인폴더 용량이 클 경우 10분 이상, 시간이 좀 많이 걸립니다.
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      아웃룩을 이용할 경우 메일이 수신(다운로드받은)된 메일(첨부파일포함)은 개인 PC로 저장되어 보관됩니다. 개인폴더 파일에 저장되죠.
      메일서버에 남겨놓을 수도 있고 삭제할 수도 있지요.
      익스체인지서버가 아닌 POP3를 이용하실 경우 전자메일옵션에 보시면 기타설정에서 고급 탭에 보시면 배달 항목이 있습니다.
      서버에 메시지 복사본 저장을 체크해제하시면 이제부터 수신되는 메일은 서버에 보관되지 않고, 개인 PC의 아웃룩 개인폴더로만 전달됩니다.
      이렇게 하면 웹에 저장되지 않고, 개인 PC 아웃룩 개인폴더에만 저장되므로 서버 공간은 차지하지 않게 되죠...

      아웃룩을 이용하시는 분들은 보통 이렇게 설정하고 사용합니다.
      메일서버 용량이 한정되어 있기 때문이죠...
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      질문자분의 의도에 맞는것인지... -,.-;

  6. 2014.02.21 14:28

    비밀댓글입니다

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.02.21 14:30 신고

      아~ 여러명이 함께 사용하는 계정이군요...^^ 해결되셨다니 다행입니다^^ 하루 마무리 잘하세요~~

  7. 2014.05.12 09:38

    비밀댓글입니다

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.05.13 13:53 신고

      아웃룩에서가 아닌 윈도우7 검색 기능을 통한 검색이죠??? 압축을 하셨다면 다시 인덱싱을 시도한 후 검색해 보시기 바랍니다.
      저도 테스트해보고 다시 피드백 하도록 하겠습니다.

  8. yg 2014.07.28 13:10

    저는 connector 를 사용해서 2007버전을쓰는데요
    이경우는 ost파일이생성되고요
    압축탭같은것이 생성이않됩니다.
    메일 받는 곳을 변경하려해도 탭자체가없습니다
    지금ost파일이7기가인데 자꾸문제가발생하니 어쩌면좋죠?

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.07.30 16:46 신고

      아.. 저도 예전에 커넥터를 이용한다는 분 얘기를 들어봤는데... 흠... 개인적으로 그런 툴들을 싫어해서리...ㅎ
      전사적으로 사용하고 있다면,,, 꼭 사용해야만 한다면,,, 커넥터 제조사측에 문의를 하시는 방법밖에는...ㅠㅜ
      도움 드리지 못해 죄송합니다...

  9. YJ 2014.07.31 14:29

    안녕하세요. 메일 압축 건으로 찾다가 방문했어요.
    혹시 압축 후 새로운 데이터 파일을 만들지 않고 실행할 수는 없는건가요 ?
    새로운 데이터 파일을 만들면 왼쪽 메뉴에 개인폴더라고 해서 두개가 나오는게 맞나요 ? 너무 햇갈려서 문의 드려요.

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.07.31 14:34 신고

      네~ 아웃룩 좌측에 개인폴더로 생성됩니다. 그 이름은 데이터파일 관리 화면에서 바꿀 수 있고요~
      님은 예전에 사용하던거 하나, 그리고 이번에 만든 폴더 하나 해서 총 두개서 보이는 듯 합니다.

      압축 후 새로운 데이터 파일을 만들지 않고도 실행할 수 있습니다.
      단지 예전 자료를 검색할 경우 속도가 조금 느리다는 단점이 있지만, 압축된 파일을 계속해서 사용할 수 있습니다.

  10. 두치 2014.09.14 22:10

    안녕하세요. 아웃룩 데이터파일 관련해서 알아보다 들어왔습니다.

    제가 아웃룩만 계속쓰다보니 용량이 20GB입니다....

    혹시나 문제 생길까 걱정되어 다른 컴으로 옮겨서 한번 압축을 해보았는데요...

    압축을 해도 17GB인데 이게 정상적인건가요??

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.09.16 10:50 신고

      네~ 일반 파일을 압축할 때보다 효율이 많이 떨어지는게 사실입니다. 평소 텍스트형태의 첨부가 많으면 압출 효율이 높을 것이고, 평소 그림이나 이미지, 이미 압축된 형식의 파일들을 주고받았다면 압축률은 더 떨어질 것입니다... 평소 고용량 데이터는 클라우드 등으로 주고받는 등의 습관이 필요합니다^^ 이놈에 아웃룩... 편하지만 용량이 문제죠... -,.-

    • 두치 2014.09.17 00:10

      조언 감사합니다.

  11. 수정 2014.10.22 10:27

    아웃룩 2010 사용하고 있습니다.
    받은편지함 폴더 클릭시 "표시할 내용이 없습니다" 라는 문구만 나와,
    컴퓨터 업체에 문의하니 19G 용량문제로 안보인다고 하여,
    새로운 폴더를 만들어 주어 그곳으로 메일을 받고 있습니다.

    이전 폴더 내용을 검색해야 하는데, 폴더를 클릭하면 "로드하는 중" 이라고 만 뜨고 아웃룩이 멈춥니다.
    좋은 정보 주셔서 압축을 했는데 17G 로 줄긴 했는데 현상은 동일 합니다.
    이전 메일은 아예 볼수 없는건가요...ㅜ

    도와주세욤~~~~히잉...

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.10.23 12:46 신고

      우선 표시할 내용이 없습니다 라는 것은 파일이 손상됐을 가능성이 큰데, pst 체크를 한번 해보심을 추천해 드립니다.

      로드하는 중이라고 하고 멈추는 것은,,, 보아하니 용량이 큰 파일을 읽어들이기 위해 많은 시간을 필요로하는 듯 합니다.
      일단 몇시간이 걸릴 지 모르니 로드하는 중 상태에서 가만히 놔두셔 보길 추천해 드립니다...

      컴퓨터 운영체제 윈도우는 어떤걸 사용하는지요...?
      운영체제에서 인식할 수 없는 파일 크기가 있을 수 있습니다..

  12. 사나이로망스 2014.11.14 22:11

    스제시해 주신 방법으로 20G메일 폴더를 압축했지만 용량이 거의 줄지 않습니다

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2014.11.17 09:00 신고

      압축으로 줄어들어봤자 미미한 수준입니다. 일단 개인폴더를 하나 더 만들어서 새로운 폴더로 메일을 수신하도록 설정하셔야 하며, 기존 20G의 파일은 메일 확인용으로만 사용하시고, 압축 및 대용량 첨부 등의 파일을 일부 지우는 등 일련의 작업을 통해 조금이라도 용량을 줄여 사용할 수 있도록 하는것이 좋을 듯 합니다...

  13. 고민남 2015.05.15 10:06

    친절한 설명 감사드립니다. 보내 주신 대로 우선 급한대로 새로운 Data 파일을
    만들고 설정을 바꾸어 급한 불은 껐는데,,, 여전히 기존에 50GB 에 있던 메일들은
    삭제가 되지 않습니다. 폴더 하나를 통째 날릴 수도 있는데.. 지울 수가 없으니..
    방법 한번 더 지도 부탁 드립니다. 기존 폴더를 압축해 보는데, 별 반응이 없습니다.

    • Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2015.05.19 09:09 신고

      메뉴에 보시면 파일-보관 기능을 통해서 메일의 어느 기간동안의 자료를 새로운 PST 파일폴더로 옮길 수 있습니다. 한번 해보시면 쉽게 이해하실겁니다^^

      그리고 다른 방법은 메일을 직접 선택하여 이동시키는 방법이 있는데요, 이 방법은 순 노가다를 해야하므로 추천드리지는 않습니다^^ 이동할 때 편집 메뉴에서 폴더로 이동을 하시면 그나마 작업이 편할 듯 합니다.

      위 방법을 추천해 드립니다^^
      용량이 많이 줄어들지는 장담드리지 못합니다^^ 줄긴 줍니다^^

  14. Favicon of https://cezacx2.tistory.com BlogIcon 귀하신분 2015.05.19 09:45 신고

    MS 에서 제공해주는 메뉴얼 페이지 링크를 보내드립니다.
    자세한 방법이 나와있으니 참고하시면 되겠습니다~

    https://support.microsoft.com/ko-kr/kb/932086/ko

  15. alex.nam 2016.11.14 10:27

    안녕하세요. 아웃룩 2013 사용하고 있고 알려주신 내용대로 진행하였습니다.
    새로운 데이터 파일 추가하고 기본값 설정하였습니다....
    수신 폴더를 변경해야하는데 전자메일 계정 항목에 변경 폴더 지정 버튼이 안보입니다.

    이전 사용하던 버젼에는 있었는데... 난감합니다.

    데이터파일 항목에서 파일 열기로 들어가 기존 OST 파일 삭제하여 용량 확보해도 문제없이 사용할 수 있나요??

    답변 좀 부탁 드리겠습니다.

    • 귀하신분 2016.11.15 08:38

      덧글을 좀늦게확인했네요.. 폴더만드실때 기본값으로 지정하셨다면 수신폴더로 지정된것입니다. 체크가 되어있는지 확인만 하시면되겠네요.
      그리고 찾아보기 창에서 기존파일 지우시면 당연히 용량확보가되죠~ 그치만 그 파일에저장되어잇던 메일은 사라지겠죠?^^