아웃룩 데이터 파일 메일 용량 부족 - 압축 해결

오피스 아웃룩 제품은 회사 업무 수행에 있어 없어서는 안될 필수 프로그램으로 구성되어져 있습니다.

워드로 문서를 작성하고, 엑셀로 여러 복잡한 데이터를 처리하며, 파워포인트로 프리젠테이션을 수행합니다.

아웃룩 프로그램을 이용하여 익스체인지 서버를 등록하고 SMTP와 POP3를 이용하여 메일을 주고받고 있습니다.

MS OFFICE OUTLOOK 프로그램은 기본적으로 컴퓨터에 개인폴더인 PST 파일을 등록하여 여러 메일링 서비스에서 수신된 메일을 보관하는 형식으로 처리되고 있습니다.

중요한 메일과 자료를 보관하고 있으며 업무용 데이터 보관 장소로 많이들 이용하고 계실 것입니다.

하지만 이 메일폴더(데이터파일)의 용량이 부족하여 더이상 메일을 수신할 수 없거나, 아웃룩 프로그램 자체가 실행되지 않는 증상이 발생할 수 있습니다.

이러한 경우가 발생하는 원인은 아래와 같이 각 버전별로 개인폴더인 데이터파일 보관용량이 한정되어져 있기 때문인데요, 아래 표를 참고하시기 바랍니다.

아웃룩 버전	데이터파일 용량 제한
OUTLOOK 2003, EXPRESS	2G
OUTLOOK 2007	20G
OUTLOOK 2010	50G

현재 많이 사용하고 있는 아웃룩 2010 버전은 최대 50G의 용량을 보관할 수 있으므로, 메일 송수신이 많은 경우에도 3~4년 이상 무리없이 사용할 수 있을 것입니다.

하지만 오피스 2010 으로 업그레이드 하지 않은 2007 사용자의 경우 메일폴더를 분할하고 새로 만들지 않고 사용하다가 어느날 갑자기 아웃룩의 실행이 거북이보다 느려지거나, 메일 수신이 되지 않는 증상이 발생하는 경우가 있겠습니다.

아웃룩 사용의 기본은 대용량 메일폴더를 생성하지 않기 위해 자주 데이터파일을 새로 생성하여 나눠줘야 하는데요, 이러한 작업을 간과한 결과 위와 같은 문제가 발생한 것입니다.

내 하드디스크 용량이 1TB 인데 뭐가 문제냐 하는 분이 계실텐데요, 메일이 보관된 데이터파일을 안전하게 보관할 수 있도록, 컴퓨터가 안정적이고 빠르게 처리할 수 있는 파일용량 이내로 제한해 놓은 것이므로 그에 따라주시는 것이 좋겠습니다.

메일폴더 용량이 과하지 않도록 모니터링 하셔야 하며, 아래 화면과 같이 전자메일계정 화면의 데이터파일 탭에서 새로운 데이터파일을 추가한 후 메일 수신 폴더를 변경하여 사용하시면 되겠습니다.

(제어판 - 메일 항목에서도 추가/변경 가능함)

아웃룩 계정 설정 - 데이터 파일

본인은 보통 2G 이하의 데이터파일을 유지하고 있으며, 아웃룩과 컴퓨터에서 무리가 되지 않는 선에서 빠르게 사용하고 있습니다.

이런 작업을 무시한 채 사용하셨던 분들은 아웃룩 프로그램을 실행시키고 메일 송수신을 가능토록 하기 위해 아래 과정을 진행하시기 바랍니다.

아웃룩 각 버전에서 제한된 용량을 초과한 경우 제어판 - 메일 항목으로 진입하여 데이터파일을 압축하여 용량을 줄인 후 새로운 데이터파일을 생성하고 아웃룩을 실행하시기 바랍니다.

본인이 최근 만든 데이터파일(PST)로 현재 약 627M 의 용량을 차지하고 있습니다.

압축 전 데이터파일 용량

아웃룩 프로그램에서 용량이 큰 순으로 메일을 삭제해 보셔도 데이터파일의 용량은 그에 상응할 만큼 줄어들지 않으니, 괜한 삽질(?)은 하지 마시기 바랍니다.

이 파일을 압축하기 위해서는 아래 화면과 같이 제어판 - 메일 항목 또는 아웃룩 - 전자메일계정 으로 이동한 후 데이터 파일 탭에서 압축을 진행하게 됩니다.

기본으로 설정된 메일폴더를 클릭한 후 설정 버튼을 누릅니다.

아웃룩 데이터파일 - 폴더 선택 후 설정

설정 화면에서는 데이터파일 이름 변경, 암호 변경 등을 제공하고 있으며 아래 화살표와 같이 지금 압축 기능을 이용하여 크게 늘어난 메일 데이터파일의 용량을 대폭 감소시킬 수 있겠습니다.

아웃룩 데이터파일 압축 시작

 아웃룩 메일 폴더 압축 중

압축 과정은 데이터파일 용량에 따라 차이가 많이 나는데요, 본인은 1G 되지 않는 상황에서 약 8초 정도의 시간이 소요되었습니다.

20G가 넘는 경우, 컴퓨터의 성능에 따라 약 10분 이상이 소요될 수도 있으니 컴퓨터를 사용하지 않는 유휴 시간에 진행하시기 바랍니다.

압축이 완료된 후 약 599M로 줄어든 데이터파일 용량을 확인할 수 있겠습니다.

압축 후 데이터 파일 용량

큰 비율로 압축되지 않았지만, 데이터 용량이 클 수록, 압축 가능한 첨부파일이나 메일 텍스트 분량이 많을 수록 더욱 높은 압축률을 보일 것입니다.

압축 완료 후 새롭게 데이터파일을 생성하고 메일 수신 폴더를 변경한 후 아웃룩을 실행합니다.

(새로운 데이터파일 생성 후 기본값으로 설정 을 적용하여 메일 수신 위치를 반드시 변경할 것)

이러한 방법은 데이터 용량 한도가 초과될 경우, 아웃룩 프로그램이 느려지거나 버벅댈 때, 메일 수신이 되지 않고 메일폴더 용량 경고 메시지가 나타날 때 사용하시기 바랍니다.

인덱싱된 메일 검색 속도에 악영향을 끼칠 수 있기 때문입니다.

물론 압축된 후 모든 메일 서비스가 가능하여, 메일 내용 또한 동일하게 볼 수 있겠습니다.

뭐니뭐니 해도 위에서 설명해드린 바와 같이 데이터파일 용량이 눈덩이처럼 불어날 때까지 기다리지 마시고, 일정 용량에 도달한다면 데이터파일을 새롭게 생성하여 사용하심을 추천해 드립니다.

 

MS에서 제공하는 메뉴얼 도움말 페이지 링크입니다.

https://support.microsoft.com/ko-kr/kb/932086/ko

참고하시면 더 자세한 내용을 보실 수 있겠습니다.

 

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방문 감사합니다 (__)